Il Garante ha precisato che commette un illecito la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro e accede alle e-mail contenute nella sua casella di posta elettronica.
Non solo le caselle di posta elettronica dei lavoratori in forza, ma anche quelle dei lavoratori non più in forza comportano la necessità di intervento e gestione da parte del titolare del trattamento del dato.
In caso di interruzione del rapporto di lavoro, il Garante suggerisce di disattivare e rimuovere la casella aziendale, predisponendo sistemi che prevengano la ricezione dei messaggi e informando i soggetti terzi, con sistemi automatici, che quell’account è stato disattivato (indicando nuovi recapiti alternativi).
L’Autorità, con il provvedimento 4.12.2019, ha ribadito che la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro e accede alle e-mail contenute nella sua casella di posta elettronica commette un illecito.
I principi sulla protezione dei dati impongono al datore di lavoro la tutela della riservatezza anche dell’ex dipendente: subito dopo la cessazione del rapporto di lavoro, infatti, un’azienda deve necessariamente rimuovere gli account di posta elettronica riconducibili al dipendente cessato, adottare sistemi automatici con indirizzi alternativi a chi contatta la casella di posta e introdurre accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo.
Le disposizioni del Garante stabiliscono un termine di 3 mesi per la cancellazione dell’account di posta elettronica del lavoratore cessato, sottolineando che il mancato rispetto di tali disposizioni configura una violazione del principio di riservatezza, costituendo quindi un illecito.
In caso di persistenza del comportamento scorretto dell’ex datore di lavoro, il dipendente cessato può agire legalmente, richiedendo al Tribunale la chiusura dell’account e-mail aziendale e, se applicabile, il risarcimento per eventuali danni subiti.
Il lavoratore ha anche la possibilità di rivolgersi al Garante della Privacy per ottenere una condanna del datore di lavoro e assicurarsi che vengano adottate le corrette pratiche di gestione dei dati personali, come indicate dalle disposizioni normative.
Da ultimo, giova ricordare che qualora l’indirizzo di posta elettronica non sia riconducibile a un lavoratore (nome.cognome@azienda.it), ma abbia carattere generico (amministrazione@azienda.it, info@azienda.it, ecc.), la procedura di cancellazione non trova applicazione.
Foto: archivio Qdpnews.it
Autore: Barbara Garbelli – Sistema Ratio Centro Studi Castelli
