Tutte le sedute assembleari si aprono con l’amministratore che chiede di nominare il presidente dell’assemblea; per velocizzare le cose di solito l’amministratore richiede anche chi vuole assumere il ruolo di segretario a volte assumendo questo ruolo egli stesso, ma nello specifico la norma prevederebbe che venisse nominato il presidente il quale dovrebbe chiamare a fungere da segretario un altro malcapitato come lui.
E invece, non si tratta di malcapitati, ma di “ben-capitati” che possono svolgere un ruolo attivo sia nella tenuta della seduta assembleare sia nella redazione del verbale di assemblea.
Tenere un’assemblea condominiale non è una cosa semplice, tant’è che per consuetudine il ruolo del presidente e del segretario mantengono un ruolo più formale che sostanziale, a discapito della buona riuscita della seduta che potrebbe essere meglio disciplinata se queste due figure intervenissero nel ruolo che il codice civile gli attribuisce.
Il presidente, come dice la parola stessa presiede la seduta assembleare e ha il compito di verificare la regolare costituzione della stessa accertandosi che tutti gli aventi diritto abbiano ricevuto la convocazione; naturalmente in questa operazione deve essere coadiuvato dall’amministratore in quanto è quest’ultimo che si è occupato delle convocazioni e che deve esibire le pezze comprovanti l’avvenuta ricezione della convocazione nei tempi stabiliti ( per gli approfondimenti su questo argomento si rimanda all’articolo “ Cu cu?, chi è arrivato in assemblea?”).
Una volta appurata la regolare costituzione, il segretario verbalizza questi passaggi, viene fatto l’appello e qualora sussistano i numeri per la regolare costituzione della seduta si può iniziare lo svolgimento dell’ordine del giorno.
A questo punto il presidente ha l’onere di guidare la discussione sui vari punti, potendo interrompere interventi troppo prolissi o riportare la discussione in carreggiata quando si perde il filo del discorso. Questo ruolo di coordinatore degli interventi è molto importante per evitare che le assemblee diventino delle sedute infinite e inconcludenti.
Pertanto al presidente dell’assemblea si richiede un vero e proprio ruolo attivo nella discussione al fine del buon andamento della riunione. Inoltre apponendo la firma sul verbale di assemblea, insieme al segretario, il presidente conferma che quanto detto in sede di discussione sia quanto riportato nel testo del verbale.
Con l’espressione “quanto detto”, non intendo qualsiasi cosa detta durante la seduta, ma la trasposizione delle votazioni, e degli interventi che si ritengano rilevanti al fine della comprensione della votazione oppure quelli che esplicitamente alcuni condòmini hanno chiesto di verbalizzare.
Sarebbe impossibile infatti, procedere a una verbalizzazione di tutto quello che viene detto durante un’assemblea condominiale. Tuttavia qualora, dei condòmini facessero la richiesta esplicita di verbalizzare il loro intervento, il segretario rimarrebbe obbligato alla verbalizzazione.
Della seduta assembleare si può anche richiedere una registrazione. Se si tratta di semplice registrazione audio, alcune sentenze si sono pronunciate ritenendo la non necessarietà di dover esplicitare ai presenti che si sta registrando la seduta; se si tratta invece di videoregistrazioni, per questioni legate alla privacy è richiesto il consenso unanime.
Resta fondamentale quindi il ruolo del presidente e del segretario che hanno il compito di disciplinare l’uno e verbalizzare l’altro uno specchio della seduta assembleare che abbia poi la primaria funzione di essere un testo chiaro che evidenzi la volontà assembleare. Ricordo infatti.
Come in altre occasioni che la seduta ha un valore legale e la delibera può essere impugnata davanti a un giudice per vedere tutelati i diritti di chi intende opporvisi. Nell’interesse di tutti, è necessario quindi esplicitare tutti passaggi formali in modo che vengano meno i vizi sulla forma.
Cimentatevi quando potete in questi ruoli, sarà divertente e anche istruttivo sedersi dall’altra parte della scrivania e comprendere le dinamiche di un’assemblea condominiale da un altro punto di vista. La seduta è tolta!
(Autore: Serena Corazza – Follina Servizi)
(Foto: archivio Qdpnews.it)
(Articolo di Dplay Srl)
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